Графік відпусток: строки та особливості складання

Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, установи, організації (далі — підприємство), який відповідно до Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024, належить до організаційно-розпорядчої документації і має цифровий код — 020219, або літерний — «ГВ». Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.

Крім Кодексу законів про працю України і Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР графік відпусток згадується й у Типових правилах № 213, що чинні в Україні відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих законодавчих актів Союзу РСР» від 12.09.1991 р.

Пунктом 20 Типових правил № 213 встановлено, що графік відпусток має бути складено до 5 січня поточного року і доведено до відома працівників.

По-перше, графік відпусток — є розпорядчим документом, а отже доповнювати, змінювати, корегувати його, робити виправлення у ньому після затвердження заборонено. Саме тому не слід вносити до графіка відпусток поля (графи), які мають заповнюватися після набуття ним чинності.

По-друге, графік відпусток не слід перевантажувати персональними даними працівника (достатньо табельного номера і прізвища з ініціалами). Бажано враховувати: якщо працівникові у графіку відпусток визначено період відпустки, то з переведенням (переміщенням) його на іншу посаду (роботу) цей період зберігається до погодження нового періоду між керівником і працівником.

По-третє, важливо пам’ятати, що головною підставою затвердження графіка відпусток є саме вимога надати працівникові принаймні мінімально встановлену тривалість щорічної відпустки (24 к. дн.) протягом року, тому планувати інші види відпусток (соціальні, інші додаткові відпустки) у графіку відпусток недоречно. Тим більше, щодо щорічних відпусток роботодавець і працівник мають законодавчо встановлені обов’язки з їхнього використання, а щодо інших видів — у роботодавця виникає обов’язок надати відпустку лише після реалізації працівником права на відпустку поданням відповідної заяви.

По-четверте, графіком відпусток має передбачатися період (строк) використання відпустки. Конкретні дати початку відпусток працівників, указані у графіку,— найбільш привабливий варіант, адже не потрібно погоджувати початок відпустки. Проте не завжди працівник або роботодавець може визначитися з днем початку відпустки заздалегідь. Саме тому у графіку зазвичай указують період початку відпустки, протягом якого роботодавець зобов'язаний надати відпустку працівникові, а працівник зобов’язаний використати цю відпустку.