ЧИ МОЖНА ЗНИЩИТИ ПЕРВИНКУ ЗА ПЕРІОД, ЯКИЙ НЕ ПЕРЕВІРЯЛИ ПОДАТКІВЦІ

СИТУАЦІЯ: Остання податкова перевірка проводилася по І квартал 2012 року. Підприємство знаходиться у зоні ООС. Чи можемо ми знищити первинні документи, строк зберігання яких закінчився, але податкової перевірки не було? Чи можуть при перевірці покарати на підставі прострочених документів (зі строком понад 1095 днів)? Якщо документи знищено, які санкції передбачено законодавством?

Зауважимо: підприємства, які наразі знаходяться в зоні проведення Операції об'єднаних сил (далі — ООС), яка фактично є переформатуванням Антитерористичної операції (АТО), не звільнені від дотримання вимог ПКУ, у тому числі щодо зберігання (відновлення) первинних документів. На цьому наполягають податківці (див. лист ДФСУ від 07.04.16 р. № 7763/6/99-99-19-01-03-15).

Знищення документів за період, який не перевіряли податківці

Для відповіді на перше запитання звернемося до вимог законодавства щодо строків зберігання первинних документів, а також до думки контролюючих органів щодо цього. Так, за нормами п.п. 44.3, 44.4 ПКУ суб'єкти господарювання зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів, що стосуються трансфертного ціноутворення) з дня подання податкової звітності, для складення якої використані зазначені документи, а в разі неподання такої звітності — з передбаченого ПКУ граничного терміну її подання. У разі ліквідації підприємства документи за період його діяльності не менше 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації з трансфертного ціноутворення), що передували даті ліквідації, передають до архіву.

Якщо ці документи пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного або судового оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення (далі — ППР), їх треба зберігати до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження ППР та/або до вирішення справи судом, але не менше як 1095/2555 днів.

З огляду на вищезазначені норми підприємство зобов'язане забезпечити зберігання первинних документів протягом не менш як 3 років (7 років — для документів та інформації з трансфертного ціноутворення) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи. При цьому потрібно враховувати положення п. 336 Переліку № 578/5, за якими строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Також у листі Державної архівної служби України від 03.07.13 п. № 01.2/2629 наголошено на недопущенні знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів.

Відтак, первинні документи за період, який не перевірявся фіскалами, знищувати не можна, незважаючи на сплив 3-річного строку їх зберігання.

Чи можуть покарати на підставі документів, яким більше 3-х років

ДПС має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених ПКУ не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня — для контрольованої операції), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової звітності, визначеної п. 133.4 ПКУ та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, — за днем її фактичного подання.

Якщо протягом зазначеного строку податкова не визначає суму грошових зобов'язань, підприємство вважають вільним від такого грошового зобов'язання (у тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку (абз. 1 п. 102.1 ПКУ).

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролери вправі визначити суму податкових зобов'язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів із дня подання уточнюючого розрахунку.

Але грошове зобов'язання можна нараховувати або провадження у справі про справляння такого податку розпочати без дотримання строку давності, визначеного в абз. 1 п. 102.1 ПКУ якщо:

—      податкову декларацію за період, протягом якого виникло податкове зобов'язання, не подали:

—      посадову особу платника податків (фізособу — платника податків) засуджено за ухилення від сплати зазначеного грошового зобов'язання або в кримінальному провадженні винесено рішення про його закриття з нереабілітуючих підстав, яке набрало законної сили.

Як бачимо, податківці не можуть притягнути суб'єкта господарювання до відповідальності, передбаченої ПКУ за результатами податкової перевірки на підставі документів зі строком зберігання більше 1095 днів та 2555 днів, відповідно, звісно, окрім наведених винятків.

Відповідальність за недотримання строків зберігання первинних документів

• Фінансова відповідальність

Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання (1095/2555 днів) та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (окрім документів, отриманих із Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн (абз. 1 п. 121.1 ПКУ).

Отже, ця норма не стосується первинних документів зі строком зберігання більше 1095/2555 днів.

• Адміністративна відповідальність

Згідно з ч. 1 ст. 164 КпАП відсутність бухобліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягнуть за собою накладення штрафу від 136 грн до 255 грн. На підставі ст. 234  КпАП ці штрафи можуть застосовувати

тільки органи державного фінансового контролю, якими є Держаудитслужба та її територіальні органи.

При цьому установами, підконтрольними Держаудитслужбі, є:

—      міністерства та інші органи виконавчої влади, місцевого самоврядування;

—      державні фонди, фонди загальнообов'язкового державного соціального страхування;

—      бюджетні установи;

—      державні банки та фінансові установи, у статутному капіталі яких державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50%;

—      суб'єкти господарювання державного сектора економіки (у тому числі господарські товариства, у статутному капіталі яких більше 50% акцій (часток, паїв) прямо чи опосередковано належить державі),їх відокремлені підрозділи та утворені (засновані) ними суб'єкти господарювання;

—      суб' єкти господарювання, 50 і більше відсотків акцій (часток) яких належать суб'єктам господарювання державного сектора економіки;

—      підприємства, установи, організації та їх відокремлені підрозділи, які отримують (отримували в періоді, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів, державних фондів та фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування або використовують (використовували в періоді, який перевіряється) державне чи комунальне майно.

Відтак, якщо підприємство не відноситься до наведеного переліку установ, підконтрольних Держаудитслужбі, накладення штрафу за ч. 1 ст. 1642КпАП йому також не загрожує.