ВТРАЧЕНО ТРУДОВУ КНИЖКУ: ХТО ОФОРМЛЮЄ ДУБЛІКАТ

До нас на роботу влаштовується працівниця, котра втратила трудову книжку. З попередньої роботи вона надала довідку.

Чи повинні ми оформити дублікат  трудової? Після звільнення з попереднього місця роботи працівниця змінила прізвище. Як слід оформлю­вати дублікат трудової — на її теперішнє прі­звище, без занесення записів про його зміну?

ВІДПОВІДЬ: Дублікат оформлюють на нове прізвище, але робити це, найімовірні­ше, мусять за попереднім місцем роботи. За загальним правилом на нове місце роботи працівниця повинна подати вже оформлений дублікат. Є лише один випадок, коли дублікат можуть оформлювати за новим місцем робо­ти. Далі про це — докладніше.

Порядок оформлення дубліката трудової книж­ки в разі її втрати встановлений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівни­ків, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (далі — Інструкція №58).

Під час працевлаштування майбутні праців­ники подають трудову книжку встановленого зразка. У цього правила лише три винятки — коли на роботу приймають:

- осіб, які працевлаштовуються вперше, — їм трудову книжку оформлює перший робото­давець;

- сумісників — їхня трудова книжка збері­гається за основним місцем роботи;

- працівників, доступ до трудових книжок яких утрачений унаслідок надзвичайної ситу­ації, передбаченої Кодексом цивільного за­хисту України, або проведення антитерористичної операції (АТО) на території, де вони працювали. Це єдиний випадок, коли дублікат можуть оформлювати за новим місцем роботи (п. 5.6 Інструкції № 58).

Отже, якщо трудова книжка співробітниці втрачена внаслідок проведення АТО в тій міс­цевості, де вона працювала раніше, їй слід нада­ти на нове місце роботи письмову заяву, а також інформацію з Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де вона працювала. Інформацію подають письмово в довільній формі. На підставі цих документів оформлюють дублікат трудової книжки.

У решті випадків, коли трудову книжку втра­чено, особа мусить звернутися за місцем остан­ньої роботи, а там у 15-денний строк їй повин­ні оформити дублікат (п. 5.1 Інструкції № 58). Утім цей строк може бути й подовжений у разі якихось ускладнень.

Титульну сторінку дубліката трудової книж­ки заповнюють за загальними правилами. Відповідно до п. 2.11 Інструкції № 58 прізвище, ім'я та по батькові вказують на підставі пас­порта. Отже, оскільки на момент оформлення дубліката працівниця подає паспорт уже з но­вим прізвищем, саме його й заносять у трудо­ву книжку. Після внесення даних ставлять дату заповнення дубліката. Співробітниця своїм підписом підтверджує правильність заповнен­ня, після цього особа, відповідальна за ведення трудових книжок, ставить свій підпис і печатку підприємства. У правому верхньому кутку пер­шої сторінки трудової книжки роблять напис "Дублікат".

Заповнення інших розділів трудової книжки відрізнятиметься залежно від того, чи працюва­ла людина раніше — до працевлаштування на місце роботи, де видають дублікат. Якщо це було її єдине місце роботи — у розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" вносять записи на підставі виданих попередньо наказів.

А якщо вона вже працювала — у розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж роботи до працевлаштування на підприємство, що оформ­лює дублікат. Стаж записують сумарно за всі періоди роботи, наприклад: "До працевлашту­вання у ТОВ "Яблуневий цвіт" загальний стаж роботи становить 5 років 7 місяців 24 дні". Цей стаж мусить підтверджуватися документами. Тобто спочатку працівник має зібрати належні довідки з усіх попередніх місць роботи. Візьміть на озброєння: записи про попередні місця ро­боти не засвідчують підписом і печаткою, піс­ля внесення запису про перше місце роботи в наступному рядку зазначають друге місце ро­боти тощо. Реквізити документів (довідок), на підставі яких вносили записи, зазначають у гра­фі 4. Після заповнення дубліката довідки повер­тають працівнику.