ЯК СКЛАДАТИ ПОСАДОВІ (РОБОЧІ) ІНСТРУКЦІЇ

Серед документів, які визначають відносини працівника і роботодавця основними, звісно є колективний та трудовий договори. Але за своїм змістом вони не можуть охопити всього кола виробничих і соціально-трудових питань. Тому окремі моменти деталізуються у правилах, положеннях та інструкціях. У результаті новий співробітник, влаштовуючись на роботу ознайомлюється із правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про відділ, про оплату праці, про преміювання, інструкціями з охорони праці. Та серед цих кадрових документів є такі, без яких людина просто не зможе працювати – це посадові (робочі) інструкції. Адже за їх відсутності залишається невідомим, що, як і навіщо їй робити.

Посадові (робочі) інструкції – це обов’язкові кадрові документи, про наявність яких має подбати кожний роботодавець. До їх складання слід ставитися серйозно і виважено.

Відповідно до ст.29 Кодексу законів про працю до початку роботи працівникові за трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:

• роз’яснити йому права та обов’язки й проінформувати під розписку про умови праці, наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їхнього впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору;
• ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами, зокрема оргтехнікою;
• проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й пожежної безпеки.

Аби виконати перший із перелічених обов’язків, роботодавець (уповноважений ним орган) затверджує посадові (робочі) інструкції.

Під час їх підготовки керуються Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі – Довідник). На сьогодні кваліфікаційні вимоги щодо професій, загальних для всіх видів економічної діяльності, можна знайти у Випуску 1 згаданого Довідника, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.04р. № 336. даний випуск має два окремих розділи: «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» та «Професії робітників». Відповідно, перший використовують, складаючи проекти посадових інструкцій (для керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців), другий – робочих інструкцій  (для представників робочих професій.

У довіднику також описані вимоги щодо оформлення, змісту та структури названих документів. Розглянемо їх.

Оформлення посадових (робочих) інструкцій.

При роботі над посадовими (робочими) інструкціями враховують конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. У тексті слід навести: повний перелік завдань та обов’язків; відомості про повноваження і відповідальність (у разі потреби – дати необхідні пояснення); чіткі визначення всіх термінів. Більше того, усі інструкції мають бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання обов’язків у роботі співробітників. При розробці інструкцій забезпечують єдиний підхід до структури і викладу змісту їхніх розділів.

За вимогами Довідника у правому куті першої сторінки посадової (робочої) інструкції розміщують слово «Затверджено», підпис керівника про затвердження, зазначають посаду, ініціали і прізвище керівника, а також дату затвердження. Нижче, у заголовку, пишуть повну назву посади в давальному відмінку та повну назву структурного підрозділу. Увага: з 01.04.06 р. назва посади має відповідати професійній назві роботи, що передбачена Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2005, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 26.12.05 р. № 375.

Структура посадових (робочих) інструкцій.

Посадові інструкції.

Їх складають для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток – окремі керівники, правове положення яких (основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій) визначено в статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу.

Виділяють такі розділи: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати». У той же час, як сказано у Довіднику, за потреби посадові інструкції можна доповнити розділами «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки за посадою).

До розділу «Загальні положення» включають основні дані про посаду, сферу діяльності працівника; найменування його підрозділу, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків; дані про безпосередню підпорядкованість, наявність підлеглих; перелічуються законодавчі акти, інші документи, якими керується в роботі працівник; описують порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (хвороба, відпустка, інші поважні причини), а також вносяться відомості про те, хто заміщує безпосередньо працівника.

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує суть діяльності працівника. Тут окреслюють самостійну ділянку роботи, яку він виконує відповідно до Положення про підрозділ. Таку ділянку можна визначити, сформувавши групи запитань з відповідних напрямів, які розв’язує в процесі роботи працівник. Інший варіант – закріпити за працівником перелік об’єктів, що перебувають у сфері його управління. Також наводять перелік видів робіт, які лежать в основі функцій, що виконуються працівником. Визначаючи види робіт, слід викладати їх  за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, готує тощо). Важливо, щоб завдання та обов’язки працівника відповідали завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади, взятої із Довідника.

У розділі «Права» зазначають делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких він збирається виконувати в процесі своєї діяльності завдання та обов’язки.

Розділ «Відповідальність» присвячують показникам оцінки роботи та межам його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є її якість та своєчасність виконання.

Розділ «Повинен знати» викладають вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, потрібних для виконання посадових обов’язків.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» призначений для того, щоб зазначити відомості про необхідну освіту, освітньо-кваліфікаційний рівень та досвід, достатні для повного і якісного виконання робіт на посаді. Якщо такого розділу не виділяють, то кваліфікаційні вимоги записують у Загальних положеннях».

У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» окреслюють коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, з якими працівник має службові відносини.

Робочі інструкції.

Розробляються для представників робочих професій. У них наводять конкретний перелік робочих обов’язків. Виділяють такі розділи: «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги». За необхідності робочу інструкцію можна доповнити розділами: «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

У розділі «Завдання та обов’язки» розкривають зміст робіт, які має виконувати робітник. Тут  також обов’язково дають характеристику робочого місця.

Наступний розділ «Права». У ньому наводять делеговані робітникові повноваження, за допомогою яких він забезпечує виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

У розділі «Відповідальність» фіксуються показники особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків.

З розділу «Повинен знати» повинно бути зрозуміло, якими є вимоги до спеціальних знань, навичок, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

«Загальні положення»- розділ, до якого заносяться основні дані про професію, найменування виробничого підрозділу, де працює працівник; нормативні документи, якими він керується в роботі, його підпорядкованість, порядок прийняття на роботу та звільнення.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» інформує про професійну освіту та досвід, достатні для повного і якісного виконання робіт за професією.

Основні взаємозв’язки робітника з іншими працівниками, необхідні для виконання покладених на нього обов’язків, фіксують у розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

В Довіднику, в деяких кваліфікаційних характеристиках робітників описані тільки основні або типові завдання та обов’язки. Тому роботодавець може доповнювати робочі інструкції видами робіт, які входять до складу технологічних карт, інструкцій, інших нормативних документів та визначені трудовим договором. При цьому слід зважати на правила охорони праці, санітарні норми і вимоги безпеки виконання робіт.

Робочу інструкцію та зміни до неї погоджує профспілковий комітет або інший уповноважений робочий орган трудового колективу.

Зміни та доповнення до посадової (робочої)  можна вносити лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника (робітника). Цей наказ видають, коли відбувається перерозподіл обов’язків між працівниками, скорочується їхня чисельність, запроваджується раціональний розподіл праці.

Після того як посадову (робочу) інструкцію затвердить керівник підприємства, установи, організації (за його дорученням-заступник) її доводять до відома працівника під розписку.